標題（Subject）は、メールを読んでもらうための重要な要素です。以下の点に留意しましょう。

• 本文を読まないと内容が分からない標題は、相手が多忙な場合、重要な用件でもすぐに読んでもらえない可能性がある
• 極端に長い標題も、良く読まないと分からないため不適切

• ウイルスなどの誤解を受けないために、空白や紛らわしい標題をつけないよう注意する（意味のある表題をつけるよう配慮する）

• Re:…受け取ったメールを差出人に送り返す返信機能を使用する場合
• Fw:…受け取ったメールを第三者に送信する転送機能を使用する場合

メールの目的を明確にするため、返信や転送の場合はRe:、Fw:を標題から省略しないようにしましょう。多くの電子メールソフトウェアでは Re:、Fw: といった記号が自動的に追加されます。

メール本文の書き方は、基本的に手紙の書き方と同じです。ていねいな言葉づかいで、初めてのメール相手やお客様に失礼のないよう留意しましょう。 文字だけのコミュニケーションでは、こちらの意図する以上に強い調子や冷たい調子で伝わることがあります。できるだけ柔らかい表現をこころがけ、感情的な文章を書かないようにしましょう。

そのほか、以下のような点に留意しましょう。

• 業務に関わりのないメールは送らない
  ―　会社のメールは業務遂行のためのもの



• 機種依存文字や特殊文字を使わない
  ―　半角かな文字、丸で囲んだ数字、絵文字などビジネスメールであることを常に念頭に置き、顔文字も避ける



• 海外へのメールは、相手側の環境に注意する
  ―　日本語環境が使えない場合もあるアルファベットの使用が望ましい



• 極端に長い文章を避ける
  ―　携帯電話へのメールの場合、長文メールは迷惑になったり、メールが途中で切れたりする可能性も高い
  ―　長くなる場合、最初に断り書きを入れる 例）少々長文になりますがお付き合いください



• 改行やスペースを適宜使用し、読みやすさを重視
  ―　一行の長さも注意、横スクロールの必要がない長さで適宜段落に分けて記述する



• メールの返信、転送に、先方のメールの文章を使用する場合、引用したことが明確になるよう、引用文字などを使用する

添付ファイルはメールの便利な機能のひとつですが、添付ファイルについても注意事項があります。

• ネットワークのルールで、特定の拡張子のファイルの送受信を拒否している場合は、先方にあらかじめ確認や了承を得ておく
• 実行形式のファイルや、ウイルスなどと紛らわしい名前のファイル名を避ける（誤解を受けないため）

• 大きなサイズのファイルは圧縮してから添付するか、分割して送信する
• 送信側または受信側のネットワークのルールで送受信できない場合もあるため、先方にあらかじめ受信の可否を確認する

• 重要な内容でなくとも、取引先相手の企業名、個人名が記載されていれば個人情報になります

メールによる円滑で円満なコミュニケーションを実現するため、相手の迷惑になるようなメールを送らないように、念入りにチェックしましょう。 メール相手にウイルス感染の被害が起こらないよう、添付ファイルはウイルスチェックを行ってから添付しましょう。

• 差別用語の使用など、倫理的に問題はないか？
• 刑法や著作権法等の法律にふれるおそれはないか？

• チェーンメール、スパムメール、ウイルスのデマ情報は送らない
• チェーンメール、ウイルスのデマ情報を受け取っても決して転送しない

CC:、BCC:は、ともに同一内容の通信文を多数ユーザに配信する（一斉同報）ときに使用する機能ですが、違いをよく理解して、適切な指定を行うようにしましょう。

• CC:（カーボンコピー）は、受信側で、自分以外にメールを受け取った人が誰かということが分かる

• BCC(ブラインドカーボンコピー)は、受信側で、自分以外の誰にこのメールが同報されているかは分からない。従って、メールによる情報提供サービスなど、お互いに面識のない複数の人にメールを一斉同報する場合、送信先となる相手の個人情報保護の観点から、すべてのメールアドレスをBCC:として指定することが望ましいといえる。

メールを送信する場合は、宛先が正確かどうかを必ず確認してから送信ボタンを押しましょう。メールアドレスの指定ミスとして、以下のような事例があります。

• ドメイン名の記載ミス（”.”の忘れ、co.jp／comの間違いなど）
• 綴りのミス（”tu”と”tsu”などの違いも含む）
• ハイフンとアンダーバーなど、類似文字のミス