一般社団法人LOCAL 理事　三谷 公美

会議、セミナー、授業、ディスカッション、イベント、展示会など、様々な催しがオンラインで開催されるようになりました。一とおり経験した今、Zoomミーティング等のビデオ会議システムを利用した、セミナーやイベント開催に焦点をあてて、そのノウハウをまとめてみました。

【企画】
最初に、どのようなセミナーを望むのかを明確にする必要があります。参加者の特徴を想像し、どのような場を作りたいのかを考えます。登壇者を検討し、参加者との距離感が決まると、おのずと適したシステムが見えてきます。

まずは、プログラムの内容と所要時間を決めました。人間、集中力は何時間も続きません。「長いと疲れる」という声もよく聞きます。平日の夜開催の場合は90分程度、休日の開催の場合は3 時間程度から始めてみるのが良さそうだと感じました。
また、流行りのオンライン懇親会の開催については、楽しい時間を共有できるよう、ブレイクアウトルームを利用した少人数での交流や、会話のきっかけになるような仕掛けを、内容に合わせて検討しています。ご参考までに、開始から30 分、1 時間、と様子をみながら中締めをして、離脱のきっかけを提供しつつ、2 時間程度でお開きというスタイルに私たちは落ち着きました。

【LOCAL イベントの特徴】
参加者・・・主にIT 技術関連の人
年齢層・・・学生からシニアまで
雰囲気・・・距離感近めで和気あいあい
双方向性・・・ほどよく利用
参加スタイル例１・・・質問時に発言したい、チャットでも交流したい
参加スタイル例２・・・テレビのように付けっ放しで気軽に視聴したい

【配信方法の選択】
これらの特徴から、参加人数が100 人程度までであれば、ウェビナーではなくZoomミーティングで実施することにし、Zoomの有料アカウント（Proアカウント）を契約しました。また、そこから YouTube に連携し YouTube Live でも配信をしています。
TIPS
・YouTube のブランドアカウントやチャンネルは余裕をもって作成しておく。
・Zoom の接続先アドレスは、参加者のみに知らせる。（bomber 避けのため）
・YouTube の接続先はTwitter などでも広報。飛び入り参加も取り込む。

【運営】
当日は、司会、ホスト、それらの補佐で、4、5人程度必要です。張り付く時間が長くなれば疲れますので、90分程度で交代できるとよさそうです。余裕をもった人数で、役割分担しておくのをおすすめします。
リハーサルはとても大切です。運営チームは、事前に本番環境でのオペレーションとYouTube 連携の確認をしておきたいです。登壇者にもできるだけ時間をとってもらい、Zoom の基本操作、画面の共有、音声の確認を実施できると安心です。
「音声」は特に大切です。雑音や途切れがないか確認しておき、必要であればマイクの貸し出しなどもできるよう準備しています。
当日は、10〜15 分前からアクセス可能にして、参加者に入場しておいてもらえるとスタートがスムーズです。（一般の方が多い場合は、視聴のためのアクセスができないという相談を受けることもあります。初めての人には余裕をもって繋いでもらうよう声かけするとよいでしょう）
スタート前の時間は、諸注意やプログラムのスライドを回しています。無音は不安をあおるので、音楽も共有して流しています。その際、著作権を侵害しないよう注意が必要です。LIVE 中、YouTube でいきなりban されたという話も聞くため、音源は特に注意して選択しています。安全側に倒すには、YouTubeが提供する音源を利用するという手もあります。
冗長化をしておかないのか？という質問が聞こえてくるのですが、その答えは「イエス」です。いきなり中断された場合にはどう続けるのかを決めて、事前にスタッフで共有しています。

さあ、あとはチームで実施するだけです。しかし、いきなりの本番開催は不安しかありません。やはり、どこかで練習をしたいものです。そんなときは、Open Source Conference （OSC）のボランティアスタッフを経験してみるのはいかがでしょうか。OSC は、びぎねっとさんが運営するIT 系イベントで、この4月から毎月のようにオンライン開催をしています。ノウハウもありますし、その知見を広く共有するべく、システムの設定などの詳細な資料も公開されています。興味がある方は、お問い合わせから連絡してみてください。

https://www.ospn.jp/

【おわりに】
現在は、オンラインでのグループディスカッションに取り組んでいます。効果的に、よりスムーズに話し合える場を、どのように作ればよいか、試行錯誤しています。機会があれば、それもまとめてみたいと思っています。
また、オンラインを知ってからの、オフライン回帰に向けるイベント運営者の「想い」や「ねらい」についての情報交換も増えてきました。その様子も、どこかで紹介できたらと思っています。

 

＃連載リレーコラム、ここまで

＜お断り＞本稿の内容は著者の個人的見解であり、所属企業及びその業務と関係するものではありません。

＜ワンクリックアンケートお願い＞
今回のメールマガジン第193号の感想をお寄せください。
https://ux.nu/Qz9s5
※googleアンケートフォームを利用しています。

☆コラムに関するご意見、お問い合わせ等はJNSA事務局までお願いします。

============================================================

☆メールマガジンの配信停止は以下URLの「解除」よりお手続き下さい。
配信停止連絡　<http://www.jnsa.org/aboutus/ml.html>

*************************************
JNSAメールマガジン　第193号
発信日：2020年8月21日
発　行：JNSA事務局　
*************************************