5-2 添付ファイルに気をつける
添付ファイルはメールの便利な機能の一つですが、添付ファイルについても注意事項があります。
添付ファイルの名前や拡張子に注意する
- ネットワークのルールで、特定の拡張子のファイルの送受信を拒否している場合があるため、先方にあらかじめ確認や了承を得ておく
- 実行形式のファイルや、ウイルスなどと紛らわしい名前のファイル名を避ける（誤解を受けないため）
極端に大きなサイズのファイルを添付しない
- 大きなサイズのファイルは圧縮してから添付するか、分割して送信する
- 送信側または受信側のネットワークのルールで送受信できない場合もあるため、先方にあらかじめ受信の可否を確認する
重要情報、機密情報を添付ファイルで送らない
- 重要な内容でなくとも、取引先相手の企業名、個人名が記載されていれば個人情報になる
- 添付ファイルのパスワード設定や暗号化を行う